Nieuwe werkproces staat in de startblokken

Niemand zal het zijn ontgaan: achter de schermen wordt aan grote veranderingen gewerkt. Met de ketentest komt de invoering van het nieuwe werkproces dichter en dichterbij. Wat gaat er eigenlijk allemaal veranderen? Erik en Ardi nemen plaats op de praatstoel en nemen je mee.  

Waarom?
Het is handig om eerst even uit te zoomen: waarom komen er proceswijzigingen? “Ten eerste omdat er behoefte is aan een soepelere overdracht tussen planvorming en uitvoering”, vertelt Ardi. Het is best lastig in te schatten wat de ander nodig heeft, omdat kennis nodig is van andermans vakgebied. Ardi: “Werkvoorbereiders worden die schakel en zullen daarin onze kwaliteit en doorlooptijden verbeteren.”

Nieuwe planningstool
De nieuwe werkprocessen brengen ook iets anders unieks mee. “Er komt een nieuwe planningsmethode die meer overzicht en inzicht gaat creëren,” vertelt Erik. “In de huidige manier wordt alleen het gedeelte planvorming gepland, de realisatie niet.” Er is dus behoefte aan een gedetailleerdere planning voor alle functies.
 
“Momenteel is het tijdens een intakegesprek lastig om te bevestigen of een gewenste einddatum haalbaar is”, vertelt Ardi. “Straks, als het systeem is geïmplementeerd, kan bij de start van een project duidelijker worden aangeven of een gewenste einddatum realistisch is of niet.”

“Het is niet zo dat we hierdoor flexibiliteit verliezen”, vertelt Erik. “Momenteel is het eerder zo dat we een schijnflexibiliteit hebben. We weten op dit moment namelijk niet de projectplanning(en) van de individuele adviseurs. Daardoor weten we ook niet of we een plannings-wens van een wegbeheerder voor een project kunnen inwilligen. Omdat we toch afspraken moeten maken met een wegbeheerder lopen we op dit moment het risico dat we dwars door de persoonlijke planningen van een adviseur heen plannen en projecten moeten worden uitgesteld en dus ook wegbeheerders verrast worden door een onverwachte wijziging van planning.”
 
Ketentest
Alles gaat gepaard met technologie. Normaliter zou bij een proceswijziging een taskforce van het IV-team worden ingeschakeld, maar hier niet. Toen Martijn en Erik startten met de voorbereidingen, in 2022, was er nog geen IV-team. “Inmiddels zijn we aardig doorgegroeid tot Isah-experts”, vertelt Erik. “Met de nieuwe indeling van planvorming > werkvoorbereiders > PCR’s worden de statussen opnieuw gedefinieerd.”
 
Om te testen of dit naar behoren werkt, werd vorige week een ketentest georganiseerd. Er zijn afgevaardigden vanuit ieder aandachtsgebied bij dienstverlening en medewerkers van bedrijfsvoering bij betrokken. “Het ging best goed”, blikt Erik terug. “Slechts vijf fails waarvan één blokkade. De meeste fails zijn al opgelost en ICT-deskundigen van Isah werken aan de oplossing van de blokkade.”

Dat is mooi! En nu?
“Vanaf hier bouwen we verder naar de livegang. Eerst krijgt ieder aandachtsgebied een eigen training in het vernieuwde Isah, net als het bedrijfsbureau, inkoop, financiën, het datateam en de controllers”, vertelt Ardi. “Hierin is veel ruimte voor alle vragen”, vertelt Erik. “Daarnaast is de techniek nog niet 100% rond”, vertelt hij verder. “We werken met Isah om de grootste blokkade op te lossen en zelf werken we nog aan de laatste restpunten uit de ketentest. Dat moet uiteraard eerst zijn opgelost, voordat we live gaan.”
 
“Ons streven voor de technische livegang is het paasweekend (3-6 april).” Erik schetst hoe dat weekend eruit zal zien: “Op de middag van Goede Vrijdag wordt de ICT omgezet. Ik test dan mee of dat goed gaat. Op de zaterdag zetten Martijn en ik alle statussen handmatig om van ieder project. Alle circa 1300 projecten verzetten we naar het nieuwe statushuis. Daarnaast wordt ook de nieuwe planning in Isah opgebouwd”.

“Op eerste en tweede paasdag helpen Funda en Henk-Jan ons met het maken van een planning voor alle lopende projecten: ongeveer 100 voor planvorming en 100 voor realisatie. Als het goed verloopt, gaan we dinsdag 7 april live!”

“Ik heb er vertrouwen in”, zegt Erik. “We hebben alles inhoudelijk goed voorbereid, een goede ketentest gedaan en op de achtergrond alles goed ingeregeld. Nu is het nog een kwestie van puntjes op de i zetten”, vertelt hij.

Belangrijk om te blijven communiceren
Hierbij eindigt het nog niet. Erik: “Elk project loopt anders dan verwacht, dus er zullen vast wel dingetjes zijn. Communicatie zal in de eerste weken ook erg belangrijk zijn. Onder collega’s, maar ook met opdrachtgevers.”
 
“Als ik voor m’n eigen vakgebied spreek, denk ik dat het collega’s bij planvorming wel rust zal brengen”, zegt Ardi. “Ieders verantwoordelijkheden zijn straks veel beter afgebakend, waardoor projecten voorspelbaarder zullen verlopen. Ik zie vooral de voordelen.”

– Van de redactie
Complimenten
Aan dit project is jaren gewerkt. Dat de test zo voorspoedig is gelopen, is een dik compliment waard. Nu is het wachten op de livegang. Wat ons, Team communicatie, betreft, mag dat wel gevierd worden met een stukje taart ;D.

Over de livegang zal het projectteam later nog gedetailleerde informatie aan iedereen versturen.