Privacy statement

Wij werken aan een nieuw privacy statement.

De NBd verwerkt uw persoonsgegevens met als doel te beoordelen of u toegang krijgt tot het besloten deel van de website https://www.bewegwijzeringsdienst.nl. Het besloten deel is in principe exclusief toegankelijk voor wegbeheerders. Dit zijn gemeenten, provincies, waterschappen en Rijkswaterstaat.

Wettelijke grondslag verwerking

De NBd verwerkt uw zakelijke persoonsgegevens op basis van de volgende wettelijke grondslag:

• De verwerking van de persoonsgegevens is noodzakelijk voor de vervulling van een taak van algemeen belang of uitoefening van openbaar gezag.

Ontvangers persoonsgegevens

De NBd verstrekt uw persoonsgegevens niet aan derden.

Bewaartermijn persoonsgegevens

De NBd hanteert de volgende criteria ter bepaling van de periode waarin uw persoonsgegevens zijn opgeslagen na goedkeuring registratie:

• Zolang het besloten deel van de website van De NBd online beschikbaar is en de mogelijkheid bestaat om hierop in te loggen met uw gegevens.

Rechten betrokkenen

U heeft het recht om een verzoek bij ons in te dienen tot inzage, correctie en/of verwijdering van de persoonsgegevens die wij van u met uw instemming verwerken. Hiernaast heeft u het recht om ons te verzoeken de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken en om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens. Zie ook extra toelichting “De NBd en uw gegevens”.

Als betrokkene heeft u ook het recht de NBd te verzoeken de persoonsgegevens die u zelf aan ons heeft verstrekt in een gestructureerde, gangbare en machine-leesbare vorm terug te krijgen, zodat u deze persoonsgegevens indien gewenst aan een andere verwerkingsverantwoordelijke kunt verstrekken.

Inzage, correctie, dataportabiliteit, verwijderen van gegevens

Een verzoek tot inzage, correctie en/of verwijdering, dan wel beperking van uw geregistreerde gegevens als ook het maken van bezwaar, kunt u schriftelijk via E-mail of per post indienen. Voor deze handelingen kunt u contact met ons opnemen.  Om misbruik te voorkomen kunnen wij u ter verificatie om een identificatie vragen.

Postadres:

NBd – Postbus 2232 – 3500 GE Utrecht

E-mail:

infonbd@rws.nl

Klachten

Als betrokkene heeft u tevens het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit.

De NBd en persoonsgegevens – een nadere toelichting

Welke contactgegevens vraagt de NBd?

De NBd vraagt alleen om zakelijke contactgegevens en nooit om privé-contactgegevens.

Waarom vraagt de NBd om contactgegevens?

Om in opdracht producten en diensten te kunnen leveren en daarover te kunnen communiceren en daarmee – onder meer –  te kunnen voldoen aan haar (contractuele) verplichtingen.

Welke zakelijke contactgegevens verzamelt de NBd?

• Organisatienaam
• Naam en Achternaam
• Functietitel
• Adresgegevens
• Telefoonnummer
• E-mailadres

Waar gebruikt de NBd de contactgegevens nog meer voor?

De NBd informeert wegbeheerders periodiek over allerlei onderwerpen waaronder taken van algemeen belang. Deze informatie wordt óf via E-mailbericht of via een Nieuwsbrief gecommuniceerd.

Voor de facturatie van de jaarlijks af te dragen bijdrage verstuurd de NBd bestanden met daarin objectoverzichten per wegbeheerder. Deze lijst komt voort uit de wettelijk opgedragen bewegwijzeringstaak aan de NBd en bevat geen contactinformatie.

Schademeldingen (ingelegd via het digitaal schadeformulier op de NBd website) kunnen ook door particulieren en private partijen worden gedaan. Deze meldingen worden in aangepaste vorm, maar in ieder geval zonder privé-contactgegevens door de NBd met de betreffende wegbeheerder gedeeld (als eerstverantwoordelijke instantie voor het herstel van de bewegwijzering). Het schadeformulier wordt door de NBd bewaard ter controle van het schadeherstelproces en periodiek verwijderd als het proces is doorlopen.

Voor al deze doeleinden/toepassingen worden (op basis van selectiecriteria) verzendlijsten opgesteld. De NBd heeft – al dan niet door de wegbeheerder zelf aangewezen – minstens één ontvangend beambte geregistreerd teneinde aan de wettelijke en waar van toepassing niet-wettelijke verplichtingen te kunnen voldoen.

Registreert de NBd nog meer – niet primaire – contactinformatie?

Ja. Om de communicatie zo effectief mogelijk te houden en zo de wegbeheerder gericht(er) van dienst te kunnen zijn, houdt de NBd – waar bekend – aanvullende informatie bij. Deze informatie heeft betrekking op de rol en taak van betreffende contactpersoon en stelt de NBd in staat gerichter te communiceren.  De NBd gebruikt deze informatie niet voor (geautomatiseerde) profilering.

Per 25 mei 2018 registreert de NBd – wanneer bekend – de volgende aanvullende informatiedelen:

• Nieuwplaatsing / Aanpassingen
• Schilderen
• Contactpersoon paddenstoel
• Schade
• Tekenbevoegd DVO
• Beleidsmaker
• Budget verantwoordelijk
• Operationeel
• Contactpersoon contract
• NBd Nieuwsbrief
• Toesturen Onderhoud- en Vervangingslijst
• Vervangingen
• Aanbestedingen
• Inkoper
• Jurist

Wie heeft bij de NBd toegang tot de contactgegevens?

• Alle medewerkers hebben leesrechten
• Een beperkt aantal medewerkers heeft lees- en schrijfrechten voor verwerkingsdoeleinden (maken van adresbestanden voor verzending nieuwsbrieven, mailingen en dergelijke voor zakelijke doeleinden van algemeen belang)
• Om te factureren maakt de NBd gebruik van de Rijkwaterstaat-administratie waarbij de contactgegevens voor geen ander doel dan facturering gebruikt worden.

Bewaren, bewaartermijn en bezwaren

De NBd heeft een taak van algemeen belang. Contactgegevens worden daarom in principe voor onbepaalde tijd bewaard. Dit stelt de NBd in staat om voor en/of namens de wegbeheerder vragen over uitgevoerd werk efficiënter te kunnen beantwoorden ook in relatie tot (nog) uit te voeren werk.

Verspreiding, samenbrengen van contactgegevens en doorzenden

• De NBd wisselt geen contactinformatie uit met derde partijen
• De NBd vraagt geen contactinformatie bij derde partijen op (bijvoorbeeld door het aankopen van adresbestanden)
• De NBd koppelt geen bestanden voor intern gebruik voor andere taken dan haar kerntaken
• De PIOFACH-taken van de NBd zijn ondergebracht bij Rijkswaterstaat (als huisbaas van de NBd). Als gevolg daarvan vindt exclusief voor factuurdoeleinden een interne uitwisseling van contactinformatie plaats tussen de (financiële) NBd-administratie en het facturatieprogramma van Rijkswaterstaat. Ook Rijkswaterstaat voldoet aan de AVG-regelgeving.

Contactgegevens inzien, -aanpassen of – laten verwijderen

Te allen tijde zijn contactgegevens op aanvraag in te zien en te laten aanpassen. Dit kan nog niet automatisch. Verwijderen kan alleen wanneer de NBd na het verwijderen van deze gegevens haar algemene taak kan blijven uitvoeren.

Aanvragen verlopen bij voorkeur via infonbd@rws.nl onder vermelding van “AVG-verzoek”.

Op verzoek levert de NBd kosteloos één kopie van alle geregistreerde contactinformatie (inclusief de extra informatiedelen). Tenzij anders aangegeven gebeurt dit in de vorm van een gangbaar en “machine-leesbaar” digitaal bestandsformaat. Voor meerdere kopieën mag de NBd op basis van administratieve kosten een redelijke vergoeding vragen. Deze kosten maken wij vooraf bekend.